Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


10 tips om samen met de hiring manager (vacaturehouder) meer succes te hebben

De belangrijkste succesfactor (of succesblocker) in een succesvol recruitmentproces is vaak de hiring manager. Is hij/zij snel, proactief, behulpzaam en denkt en werkt hij/zij mee in wervende selectiegesprekken. Of is het het tegenovergestelde: CV’s blijven liggen, er is geen tijd voor een vacture-intake, sollicitatiegesprekken worden afgezegd/verplaatst en een gesprek wordt gevoerd alsof er nog 15 geschikte kandidaten in een slaapzak voor de deur liggen.

Het succes van recruitment is sterk afhankelijk van de hiring manager. Hij of zij zegt in de meeste gevallen uiteindelijk ‘ja’ tegen de kandidaat. Als je als recruiter ervoor kunt zorgen dat je samen op de tandem ‘trapt’ in plaats van dat de hiring manager op de bagagedrager zit, dan ga je een stuk sneller en ben je veel succesvoller. Omdat te realiseren, heb ik hieronder 10 tips die je als recruiter kunnen helpen dit te realiseren.

  1. Ben voorbereid
  2. Ken je (interne en externe) data
  3. Ben bereid om ‘nee’ te zeggen
  4. Maak afspraken en houd je eraan
  5. Begin niet voordat (proces) afspraken vastliggen
  6. Win vertrouwen
  7. Zorg voor de quick wins
  8. Ben proactief
  9. Spreek kandidaten voor
  10. Maak van je hiring manager een LinkedIn gebruiker

~~~~~

  1. Ben voorbereid

Net zoals de tijd van de recruiter, is de tijd van de hiring manager schaars. Dat betekent dat als je op gesprek komt, je voorbereid bent. Je kent de afdeling, de hiring manager en hebt een idee van de vacature die gevraagd wordt. Je hebt een voorbereide vacature-intake bij je. Of nog mooier, de vacature-intake heeft al voorafgaand plaatsgevonden, bijv. door gebruik te maken van de geautomatiseerde vacature-intake van Recruitment Accelerator

  1. Ken je (interne en externe) data

Bij goed beslagen ten ijs komen, hoort dat je je data op orde hebt. Vanzelfsprekend ken je de interne data, zoals doorlooptijd, kosten en vervolgstappen in het proces. Maar zeker zo belangrijk is het dat je de inns- en outs van de doelgroep kent. De meest gebruikte tool daarvoor in Nederland is het Doelgroepen Dashboard. (Klik hier voor voorbeeldrapport) Daarmee krijgt je concreet zicht op de (regionale) haalbaarheid en concurrentie van de vacature. De hiring manager is gegarandeerd onder de indruk en qua professionaliteit scoort je maximale punten. Het op orde hebben van je interne en externe data helpen je om de verwachtingen goed te managen.

  1. Ben bereid om ‘nee’ te zeggen

Het zit niet in het DNA van recruiters om ‘nee’ te zeggen op een opdracht of vraag. Recruiters zijn opportunisten die graag ‘ja, gaan we oppakken’ zeggen. Toch is het ‘nee’ zeggen op een (onrealistische) vraag een belangrijkste stap in op een goede manier samenwerken met een hiring manager. Nee betekent niet dat je het niet gaat doen en de deur dicht gooit. Nee betekent dat je het gesprek gaat voeren over waarom een opdracht niet haalbaar is, en welke condities moeten veranderen om er een ‘ja’ van te maken. Nee betekent dat je de rol van adviseur en gelijkwaardige gesprekspartner pakt. Nee zeggen verandert het gesprek en jouw rol aan tafel. Vaak blijvend op een positieve manier.

  1. Maak afspraken en houd je eraan

Alles valt of staat met het houden van je aan de gemaakte afspraken. Op het moment dat de recruiter zich niet aan de gemaakte afspraken houdt, kan een hiring manager dat interpreteren als een vrijbrief om zich ook niet aan de afspraken te houden. Nog los van het feit dat het niet nakomen van je afspraken onprofessioneel is voor een vakbekwame recruiter. Zeker als je je realiseert hoe afhankelijk je in je succes bent van de hiring manager. Voor heel veel recruiters die klagen over het gebrek aan samenwerking van hiring managers, geldt vaak dat zij de hiring manager krijgen die ze verdienen. Gebrekkige samenwerking is vaak een optelsom van:

  • Geen goede afspraken gemaakt aan het begin van het proces >> actie recruiter
  • Een recruiter die zich niet aan de afspraken houdt >> actie recruiter
  • Een recruiter die zijn hiring manager niet aan zijn afspraken houdt >> actie recruiter

Het meest gehoorde tegenargument is “zo werkt het niet bij ons”… maar de realiteit is “zo werkt het ook bij jullie”. Het is een reflectie van een goede intake en nakomen van de gemaakte afspraken. En als je echt zo’n hork hebt van een hiring manager, zou ik vooral naar punt 3 kijken, of prettig werken voor andere hiring managers of een nieuwe baan zoeken waar je wel je vak goed kunt uitoefenen.

  1. Begin niet voordat (proces) afspraken vastliggen

Omdat procesafspraken belangrijk zijn -en kandidaten deze helderheid zeer op prijs stellen-, is het essentieel dat bij de vacature-intake er al meteen data geblokt worden waarop de hiring manager beschikbaar is voor interviews. Een afspraak uit de agenda halen is vaak veel makkelijker dan deze op korte termijn in het proces in de agenda krijgen. Maar het gaat ook om de snelheid van reageren op CV’s, terugkoppeling naar kandidaten, of reactie op vragen van de recruiter e.d.. Heldere afspraken houdt de snelheid in het proces. En dat is essentieel om de succesratio te vergroten. Vandaar, net zoals het altijd doen van een vacature-intake een gouden regel is, alle (proces) afspraken vast moeten liggen voor je begint.

  1. Win vertrouwen

Voorbereid zijn, kennis hebben en je houden aan je afspraken zijn basis ingrediënten om vertrouwen te winnen. Maar vertrouwen win je ook door goed te luisteren, door te vragen en bijv. samen op LinkedIn naar een paar potentiële kandidaten te krijgen. Op die manier weet de hiring manager dat je in de juiste richting zoekt en kun je meteen je expertise laten zien. Uiteindelijk is het natuurlijk wel doorslaggevend of je de juiste CV’s/profielen weet voor te leggen waarmee de hiring manager in gesprek kan.

Er zijn overigens voorbeelden te over waar de hiring manager wel tevreden is en vertrouwen heeft in de recruiter, zonder dat het op korte termijn tot hires is gekomen. In dat geval houdt de recruiter de hiring manager goed om de hoogte van voortgang en inspanningen, en worden de verwachtingen goed gemanaged.

  1. Zorg voor de quick wins

Een recruiter heeft verschillende mogelijkheden om quick wins te maken in het proces. Zomaar een paar voorbeelden:

  • Vooraf een geautomatiseerde intake doen
  • Vragen aan de hiring manager of hij een interne kandidaat kent
  • Meerdere profielen van LinkedIn en de eigen database meenemen als voorbeeld
  • Samen door het netwerk van de hiring manager gaan
  • Welke goede kandidaten zijn in eerdere procedures afgewezen die het wel hadden kunnen zijn
  • Welke oud-collega’s zouden misschien terug willen komen
  • Kleine referral campagne met de collega’s opzetten

Een quick win maken, maakt iedereen blij en creëert een mooie samenwerkingsband.

  1. Ben proactief

Ben proactief; anders gezegd: Verras. En met verrassen bedoel ik niet zozeer dat je een stukje taart meeneemt bij de intake, al is dat natuurlijk wel een keer leuk. Met verrassen bedoel ik dat je die ene speciale kandidaat heel snel naar voren schuift, zelf meedenkt over kandidaten uit de eigen organisatie, een geweldige vacaturetekst meeneemt, al in het netwerk van de hiring manager hebt gekeken, of juist je voorbereiding goed hebt gedaan. Verrassen van de hiring manager, betekent dat je ver boven zijn verwachting je werk doet. Het is de ideale manier om vertrouwen en veel vrijheid te winnen. Zaken die het werken als recruiter veel leuker én effectiever maken.

  1. Spreek kandidaten voor

Als je vooral kandidaten hebt gesproken, is het handig dat je een klein verslagje van dat gesprek meestuurt en voorbespreekt met de hiring manager. Zo weet de hiring manager op welke competenties en vaardigheden hij/zij verder moet doorvragen en wordt doublure voorkomen. Tevens kan deze hiring manager preparation bijdragen aan een succesvol wervend selectiegesprek. Eenzelfde rol heeft de recruiter natuurlijk ook richting de kandidaat. Beide moeten nooit blanco met elkaar in gesprek gaan.

  1. Maak van je hiring manager een LinkedIn gebruiker

Als je gaat werven, is het natuurlijk belangrijk dat we het netwerk van de hiring manager gebruiken én dat de LinkedIn profiel van de hiring manager ook uitnodigend is om voor te werken vanuit het perspectief van de kandidaat. Als recruiter of recruitmentteam doe je jezelf een groot plezier als je hiring managers traint en helpt in het verbeteren van hun LinkedIn profiel. Dat kun je 1 op 1 doen, in een training of met een sneak sheet. In alle gevallen, vergroot het de wervingskracht en het succes van het sollicitatiegesprek.

Geert-Jan Waasdorp

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.