Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


Recruitment Sprint Planning

Hoe vaak wordt de vraag wel niet aan een recruiter gesteld: hoeveel vacatures kan je tegelijk aan en hoeveel vacatures denk je in het komende jaar in te vullen? Als je veel met IT mensen werkt, komt je vaak in een omgeving waar men scrum gebruikt. En zo is de recruitment sprint planning ontstaan. Dit is een vrije interpretatie en doe er vooral mee zoals je dat zelf wil. Ik zal proberen te duiden hoe ik het toepas.

Situatie: 

  • Er zijn een aantal managers met ieder een aantal vacatures.
  • Er zijn 1 of meerdere recruiters die werken aan deze vacatures.
  • Openstaande vacatures zijn de backlog van de recruitment afdeling.
  • Vacaturehouders beseffen dat er meer vacatures zijn dan de recruiters de komende weken in kunnen vullen.
  • De vacaturehouders willen weten waar ze aan toe zijn en de recruiters willen verwachtingen managen!!!

De recruiters hebben als het goed is inzicht in de complexiteit van het werven voor de vacatures en kunnen daarom een indicatie geven van hoe moeilijk het is om voor een bepaalde vacature een goede kandidaat te vinden en binnen te halen. Nu kan elke recruiter een bepaalde workload aan. Stel nu dat elke recruiter 100 punten per maand heeft te 'spenderen'. Let op niet praten in uren .... alleen over punten!!!! Een nieuwe recruiter kan krijgt een lagere workload en heeft dus minder punten te vergeven. Een meer ervaren recruiter mogelijk meer punten.

Afspraken:

  • de gemiddelde recruiter heeft 100 punten aan workload per maand
  • de recruiter bepaalt op basis van zijn/haar ervaring hoeveel punten een vacature krijgt. Voorbeeld van punten: 30 punten voor een XX developer ; 20 punten voor een scrummaster; 40 voor een tester, et cetera. Dit zal de eerste keer een "educated guess" zijn, en door deze sprintplanning vaker te doen, zullen de punten steeds realistischer worden.
  • Ga eerst een keer met de recruiters samen zitten om te oefenen en discussiëren hoeveel punten een bepaalde vacature heeft.
  • Indien er 2 recruiters zijn, betekent dat er die maand 200 punten te beschikbaar zijn.

De sessie:

  • Nodig alle vacaturehouders en recruiters uit voor een planningssessie
  • Verzoek de managers om hun vacature(s) op een post-it te schrijven
  • Zet in midden een verticale lijn op het bord.
  • Vraag de managers om deze post-its met de vacature aan de linker op whiteboard te plakken en dat de vacaturehouders samen discussiëren over welke het meest urgent zijn.
  • Plak de meer urgente vacatures hoger dan de minder urgente vacatures. 
  • Laat de vacaturehouders onderling discussiëren welke het meest belangrijk zijn voor de organisatie. 
  • Indien gewenst nodig je de CTO ook uit voor de sessie, zodat die eventueel mede kan bepalen wat urgenter is  
  • De recruitment lead speelt de rol van scrummaster. Of vraag een scrummaster uit de organisatie om mee te helpen in deze exercitie.
  • Het whiteboard vult zich nu met alle vacatures. Laat de discussie maar bij de vacaturehouders
  • Als alle post-its op het bord zitten, schrijft de scrummaster bij de vacatures het aantal punten dat de recruiter aan die vacature heeft gegeven
  • Zet nu aan rechterkant van het bord een horizontale streep.
  • Hang nu de 'belangrijkste' vacatures aan de rechterkant boven de horizontale streep van het bord tot er het maximaal aantal punten van 200 is bereikt. Plak de rest er onder met ook daar de belangrijkste hoger dan de minder belangrijke.
  • Maak een foto van het bord en deel dit met alle stakeholders, dan weet iedereen wat er speelt en welke vacatures prio hebben en in behandeling zijn

Vervolgens:

  • Als je deze planning elke maand doet hebben alle betrokkenen een uitstekend beeld van wat er gebeurt.
  • Als er nieuwe vacatures komen, dan worden die de volgende sprint meegenomen. Ingevulde vacatures verdwijnen. 
  • Tussentijdse wijzigingen kunnen alleen worden gedaan door een nieuwe planningssessie te beleggen.
  • Bij elke planningssessie kunnen recruiters beter aangeven hoeveel punten er bij een vacature horen en wordt de prognoses steeds accurater. Als recruiter weet je dat er vele variabelen zijn die invloed hebben op het werven en het proces, daarom zijn het indicaties en die kunnen zowel hoger als lager worden.
  • Heb je meer vacatures voor één functie, dan zal het aantal punten vanzelf lager worden door sourcings efficiency.

Tot zover. Succes en mocht je vragen hebben, dan weet je me nu te vinden.

Peer Goudsmit

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.