Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


De vacature intake kun je helemaal niet automatiseren. Je kunt ‘m wel professionaliseren.

De vacature-intake is het geheime wapen van een goed geoefende recruiter. Hét moment om de adviesrol te pakken richting de hiring manager en met enkele ijzersterke vragen te komen tot een haalbare en werfbare rol en mooie quotes om de vacaturetekst verder te verbeteren. Een vacature-intake is niet voor niets het belangrijkste wapen en startpunt in succesvolle werving. Zo’n gesprek kun je toch niet automatiseren!

Twee jaar geleden zou ik volledig op het standpunt “een vacature-intake kun je niet automatiseren” hebben gestaan. Natuurlijk wel in het professionaliseren van deze intake, vandaar hier bijv. in de Leergangen Recruitment ook heel veel aandacht naar uit gaat. Maar over het ‘automatiseringsstuk’ denk ik vandaag een stuk genuanceerder, al is misschien de woordkeuze van ‘automatiseren’ niet handig gekozen.

Eén van de mensen die daarin mijn ogen opende was Edo Zwaan die op het eerste Werf& Selectie Jaarcongres 2019 zich verbaasde over het feit dat van een recruiter met 1 maand ervaring hetzelfde wordt verwacht dan van een recruiter met 6 jaar ervaring. Edo vertelde dit in de context van online werving, maar hetzelfde geldt natuurlijk voor de intake. Recruiters doen een intake -ongeacht ervaringsniveau- waarbij de starter net zo goed een intake doet, zonder daar vaak adequate training, begeleiding en kennis in te hebben gehad. In aansturing, KPI’s e.d. maken we geen onderscheid tussen beiden, maar kwalitatief is er een groot verschil in het resultaat en professionaliteit van de intake te verwachten. Toch best bijzonder dat hierin eigenlijk geen verschil wordt gemaakt.

Een tweede eyeopener voor mij was dat er in professionele recruitmentteams er meestal geen standaard intake is. Iedereen doet zijn eigen intake, met eigen gebruiken, zijn eigen rites en noteert op zijn eigen manier de informatie gegeven door de hiring manager. Met de grote hoeveelheid interim recruiters die invliegen binnen het recruitmentproces, wordt het ad-hoc karakter alleen maar versterkt. Het feit dat er geen standaard proces is, is om heel veel redenen suboptimaal en zeker niet professioneel. Niet als recruiter, niet als recruitmentteam, niet voor de hiring manager en ook niet om te leren wat wel en wat niet werkt in een recruitmentproces. Elk zichzelf respecterend recruitmentteam en gestroomlijnd recruitmentproces maakt gebruik van een standaard intake. Hierdoor weet iedereen waar hij/zij aan toe is, kunnen starters en interim recruiters sneller worden ingewerkt en wordt het proces geoptimaliseerd.

Mijn laatste eyeopener die ik wil delen is dat groot deel van de intake tijd verloren gaat aan nutteloze vragen, waardoor de synergie en chemie uit het gesprek met de hiring manager wordt gehaald. Waarom elke keer opnieuw kostbare tijd verliezen als het gaat om vragen als ‘contracturen’, ‘opleidingsniveau’, ‘skills en vaardigheden’ e.d. Vragen die op voorhand hadden kunnen worden afgevinkt middels een vooraf ingevulde basis-intake, waardoor er tijd en chemie tussen recruiter en opdrachtgever wordt gecreëerd voor het echte gesprek. En dat echte gesprek, de beste en tevens echte intake waarover we het eigenlijk met elkaar hebben.

Vandaag denk ik als volgt…. Elk zichzelf respecterende recruitmentprofessional of professioneel recruitmentteam maakt gebruik van eenzelfde, gestandaardiseerde, basis-intake. Traint zijn (interim) recruiters, groen en rijp, in het professioneel afnemen van deze intake met de business. Én alles wat gestandaardiseerd kan worden, kan ook worden geautomatiseerd. Daar is Recruitment Accelerator slim op ingestapt. Daarmee werkt iedereen binnen de organisatie volgens eenzelfde stramien (die overigens per bedrijf kan verschillen), en resulteert de intake ook in een haalbaarheidsanalyse, een wervingsadvies, een geoptimaliseerde vacaturetekst en zelfs in een briefingsdocument voor sourcers. En dat met één basis intake van 10 minuten. (lekker toch?). De recruiter wordt verder empowered in zijn/haar professionaliteit en de intake is per direct ook een onderbouwd adviesgesprek. Op deze manier wordt de vacature-intake niet geautomatiseerd, maar geprofessionaliseerd.

Door Geert-Jan Waasdorp

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.