Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


10 tips om het recruitmentproces sneller en succesvoller te maken.

“Stel je hebt 100 uur werk.
Hoeveel procent van die tijd gaat verloren aan ‘de-niet-juiste-kandidaten’; vacatures die worden teruggetrokken; werven met slechte vacatureteksten; achter vacaturehouders aanzitten; onnodige administratie e.d.”.

Een gangbaar en veel gehoord getal is dan tussen de 70 en 80% van de tijd. De afgelopen week heb ik dit twee keer daadwerkelijk uitgemeten tijdens events voor overwegend bureau recruiters. In een groep van bijna 70 recruiters was dit 66,2%. In de andere groep was het gemiddelde 58,3% (n=54). Op basis van deze twee kleine steekproeven en eerdere feedback, durf ik het wel aan om te zeggen dat als een recruiter 3 dagen werkt, er gemiddeld bijna 2 ineffectief zijn. Enerzijds schokkend, anderzijds een enorme kans. Wanneer we in staat zouden zijn om ‘slechts’ één dag ineffectief te zijn, zou dat een rendementsverbetering van minimaal 100% opleveren. Dat klinkt mooi, maar hoe maken we dat een realiteit?

In procesverbetering, zit de rendementsverbetering van de recruitment industrie

Heel veel van de innovatie binnen recruitment gaat uit naar het bewerken van de arbeidsmarkt. Het verbeteren van het proces van vinden, benaderen en sourcen van kandidaten. Het proces waar de kandidaat vervolgens in terecht komt, is vaak al tientallen jaren onveranderd. Van bevestiging, selectie, gesprekken, assessments tot en met aanname en (pré- en) onboarding. Het bewerken van de arbeidsmarkt is inmiddels zo verfijnd en geoptimaliseerd, dat de substantiële rendementsverbetering daar lastiger te realiseren is, los van betere vacatureteksten en een geoptimaliseerde en geautomatiseerde sourcingsmix. Die substantiële rendementsverbetering ligt ‘m vooral in het verbeteren van het recruitment- en sollicitatieproces. Daarin zijn twee woorden belangrijk: 1) automatiseer wat je kunt automatiseren 2) snelheid.

Ad 1) Procesautomatisering

Het is eerder regel dan uitzondering dat een recruiter meer dan 75 (administratieve) handelingen moet doen binnen het sollicitatie- en recruitmentproces om van een ‘aanvraag’ tot een ‘hire’ te komen. En dan heb je nog het geluk dat je met één systeem werkt.

Het gedetailleerd in kaart brengen van alle (routinematige) handelingen die een recruiter maakt, is de eerste stap om tot serieuze rendementsverbeteringen te komen. Hierbij kun je uitstekend de principes hanteren van Lean Recruitment, waarin je maximale waarde voor de recruiter, kandidaat en hiring manager wilt realiseren door enerzijds zo min mogelijk tijd en resources te verspillen en anderzijds maximale waarde en kwaliteit te realiseren. Hieronder een aantal tips om dit te realiseren

  1. Gebruik CV Parsing technologie. CV parsing software zorgt voor het automatisch verwerken van gegevens uit een CV. Een sollicitant kan hierdoor zijn gegevens veel sneller invoeren en de recruiter heeft alle gegevens direct op de juiste velden in het systeem staan. De meeste ATS systemen hebben dit standaard in hun pakket zitten.  
  2. Gebruik agenda tooling, zoals Calendly.com of Skedda.com om snel en eenvoudig afspraken in te plannen met kandidaten of hiring managers. Het reduceert enorm veel tijd en chaos in de administratie rondom de planning.
  3. Integreer data bij de intake van de vacature, zodat je direct zicht hebt als recruiter op de wervingshaalbaarheid van de vacature. Hierdoor kun je beter de verwachtingen managen en direct de juiste resources inzetten om te gaan werven. In steeds meer systemen in de data van Intelligence Group geïntegreerd om dit te realiseren, zoals in het onderstaande voorbeeld binnen Tigris.
  4. Gebruik in een zo vroeg mogelijk stadium van het proces, assessmenttooling. Hierdoor kan sneller de shift worden gemaakt richting de passende en matchende kandidaat.
  5. Gebruik multiposters als ingoedebanen.nl. mimir.nl of Broadbean voor het posten van vacatures óf maak gebruik van specialisten als Brockmeyer, VONQ, Adver-Online of Brandmannen om gericht je vacatures te plaatsen. Voor de echte innovatie kun je ook overwegen om programmatic advertising te gebruiken, zoals Jobboost.io of Onrecruit.
Ad 2) Snelheid >> Speed is de love language of the hiring manager

Door te focussen op snelheid, of mooier gezegd, het reduceren van de wachttijd van hiring manager, recruiter én kandidaat, gaat de snelheid in het proces omhoog. Hierdoor zou je als corporate minimaal in staat moeten zijn om even snel als een bureau te handelen en te werven. Voor een bureau geldt dat het alleen nog sneller en slimmer kan.

Door niet alleen alle handelingen in het proces vast te leggen, maar ook de wachttijd in kaart te brengen van het ontstaan van de vacature tot en met de aanname en daadwerkelijke start, worden heel veel verbeterpunten zichtbaar. De wachttijd dien je wel in kaart te brengen vanuit het perspectief van kandidaat, de hiring manager én de recruiter. Naast eerdere genoemde punten, die naast kwaliteitsverbeteringen ook snelheidsverbeteringen met zich meebrengen, helpen de volgende stappen om de snelheid te vergroten:

  1. Automatiseer de vacature-intake, door implementatie van Recruitment Accelerator. Door een geautomatiseerde intake, kan de vacaturehouder bij zijn vraag, direct door een intake van 10 minuten lopen. Deze resulteert in een automatisch wervingsadvies (haalbaarheid, media- en middelenmix) die -samen met het profiel- door de recruiter en vacaturehouder besproken kunnen worden. Door de intake te automatiseren, haal je adviesgesprek naar voren en win je vaak 5 tot 10 dagen een de voorkant van het gesprek. Het reduceert ook de workload.
  2. Gaat nooit werven zonder dat afspraken in de agenda van de hiring manager zijn vastgelegd voor interviews met kandidaten en status-updates met de recruiter.
  3. Gebruik alleen maar goed geschreven vacatureteksten. Dit kun je professioneel laten doen, maar ook steeds beter zelf met bijvoorbeeld een online training schrijven van vacatureteksten en behulp van www.vacatureverbeteraar.nl. Door gebruik te maken van goede teksten, groeit te response vaak met tientallen tot honderden procenten en het reduceert de kans op een ‘falend proces’ sterk.
  4. Voor je gaat werven of in gesprek gaat met je hiring manager, bekijk je eigen database eventueel aangevuld met LinkedIn/CV databanken om potentiele kandidaten al in kaart te hebben. In het beste geval zit de juiste kandidaat ertussen, in het slechtste geval wordt het gezochte profiel een stuk scherper. Een vraag die nooit mag ontbreken in je gesprek met de hiring manager is “ken je zelf nog iemand die geschikt is voor deze functie”.
  5. Richt je flow in met standaard en voorgeprogrammeerde leuke ‘standaard’ mailtjes. Mailtjes die onderdeel van het proces zijn, of die je met sneltoetsen kunt aanroepen en in correspondentie kunt verwerken. Van bevestiging, succes wensen tot en met (opnieuw) uitnodigen en zelfs afwijzen. Hoe je dat kunt doen, lees je hier: https://www.schoonepc.nl/nieuwsbrief/sneltoetsen_shortcuts_hotkeys.html

Het is altijd leuk om direct een aantal van de hierboven genoemde voorbeelden te implementeren. Maar het echte geheim zit ‘m erin om eerst het proces echt gedetailleerd uit te schrijven en daarin expliciet de wachttijd van de kandidaat, hiring manager en recruiter in kaart te brengen. En middels een andere exercitie ook echt alle handelingen van de recruiter in kaart te brengen. Iemand die dat bijvoorbeeld goed kan is Peer Goudsmit. Letterlijk van inplannen afspraak, terugbellen, herinneren, mail versturen tot en met knippen en plakken van het CV in een ander systeem en telefoontjes beantwoorden. Als je dit in kaart hebt gebracht, is de vraag vooral…. Waar kan ik winst pakken en wat kan ik slimmer uitbesteden dan zelf doen zodat mijn proces een succesfactor wordt en de recruiter aan effectiviteit wint.

Geert-Jan Waasdorp

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.