Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


Ik ben recruiter, geen administratief medewerker!

Uit het nieuwe Recruitment Kengetallen Onderzoek 2020 van Intelligence Group blijkt dat 36% van de tijd die een recruiter heeft (ruim 14 uur in een werkweek van 40 uur) opgaat aan administratieve handelingen. Bij de outperformers is die iets minder (33%), maar nog steeds onacceptabel veel tijd. Als effectiviteitsfetisjist zou ik hier helemaal gek van worden, maar als manager of eigenaar misschien nog wel meer. De belangrijkste vraag -zeker als het gaat om mijn goudhaantjes en outperformers- die ik mezelf zou stellen is… hoe kan ik zorgen dat de administratieve last tot het minimum wordt beperkt, bijv. maximaal 5 procent. Stel namelijk dat ik die 33% naar 5% zou kunnen brengen, dan kan ik de productiviteit van 67% naar 95% brengen, een productiviteitsstijging van 42%.

De meest gekozen verkeerde oplossing

De meest gekozen verkeerde oplossing om de administratieve load te verlagen is om een ondersteunende medewerker (of meerdere) toe te voegen aan het recruitmentteam. Vaak vraagt het managen van deze groep extra tijd, los van het inwerken en andere zaken zoals vakantie, verloop, ziekte e.d. Maar je ziet vaak dat ondersteunende recruitmentmedewerkers verdere automatisering en slimmere aanpak van het proces in de weg staan. Ze lijken workload weg te halen als het gaat om inplannen van afspraken (en dan ook het verzetten van deze afspraken), routebeschrijvingen sturen, plaatsen van vacatures en dergelijke. Maar in de praktijk bieden ze vaak een excuus om minder effectief en efficiënt te werken (we gaan makkelijker afspraken verzetten) en vragen om extra controles. Check voor de aardigheid maar eens hoeveel vacatures verkeerd op de site/vacaturesite en/of in het ATS staan. Investeren in recruitment ondersteunende medewerkers is zonde van tijd, geld en reduceert de administratieve last zeker niet tot een minimum.

Wat zijn dan onnodige administratieve handelingen voor een recruiter?

Allereerst is het goed om te definiëren wat administratieve last is. Hieronder heb ik een voorzet gegeven -zonder volledig te willen zijn- van allerlei administratieve handelingen waarmee een recruiter te maken heeft. Dat is nog los van alle interne overleggen én andere projecten die niet tot het primaire proces van de recruiter horen, te weten het werven, selecteren van talent en zorgen dat zij aangenomen worden.

 

Administratieve taken

Manieren om te automatiseren

1

Uitnodigen

Recruitment Marketing Automation flow implementeren in ATS/CRM. Implementatie Calendly (of aanverwante technology)

2

Afwijzen

CRM/ATS - Recruitment Marketing Automation. Wil je hert personaliseren, dan kan dat met meerdere varianten afwijsmailtjes of bijv. een spreekuur zoals Reinier de Graaf dat organiseert

3

Verzetten van afspraken

Gebruik maken van Calendly of aanverwante technology

4

Routebeschrijving sturen

Recruitment Marketing Automation flow implementeren in ATS/CRM.  (mag nooit handwerk zijn)

5

Wervingsadvies maken of onderbouwen werving

Gebruik maken van dashboards zoals het DoelgroepenDashboard (NL) of internationaal van G!ANT

6

Plaatsen vacatures

Gebruik van Multiposters zoals InGoedeBanen en partijen als Brockmeyer en VONQ

7

Vacatureteksten schrijven of aanpassen

Technologie als Recruitment Accelerator, Textmetrics of VacatureVerbeteraar gebruiken. Of helemaal uitbesteden

8

Recruitmentsite en techniek controleren

Administratieve taak van een recruiter

9

Notities en handelingen in het ATS vastleggen

Geautomatiseerde flow, gekoppeld aan Whatsapp/e-mail binnen het ATS en CRM

10

Invullen vacature intake formulier

Gebruik maken van Recruitment Accelerator

11

Referentie check

Gebruik maken van instrumenten als Validata en Checkster

12

Bureaus managen

Uitbesteden of gebruik maken van spreekuren.

13

Opmaak contract

Uitbesteden aan HR. Er valt ook veel te zeggen over het meegeven van het standaardcontract na het eerste gesprek

14

..

..

En dat is het nog de vraag of het één meer of minder gerekend kan worden tot administratieve handeling. Dat zal per recruiter en organisatie verschillen, afhankelijk van de grootte van het team en de mate waarin het recruitment proces al is geautomatiseerd. In sommige gevallen zou de administratieve tijd zelfs boven de 40 of 50% kunnen komen én is er nog minder tijd voor de focus werkzaamheden.

Lean recruitment aanpak

Met het lean inrichten van het recruitment proces (lean recruitment) kijken we vooral naar de manier waarop recruiters werken en/of het recruitment proces is ingericht om waarde voor organisatie én kandidaat te creëren in alle processen. Hierdoor worden (administratieve) verspillingen en wachttijden voor kandidaten en hiring managers geëlimineerd. Door de kandidaat en de hiring manager centraal te stellen, creëer je maximale toegevoegde waarde tegen minimale inspanning. Het resultaat is een betere quality of hire, time to fill, candidate experience, fulfillmentratio en het verminderen van de kosten. De positieve effecten op bedrijfsresultaten en retentie zijn evident.

Als de corona tijd ons één ding heeft geleerd, is het wel dat heel veel weg te automatiseren is binnen recruitment. Dat werd al jaren op congressen verteld en de recruitment tech industrie in Nederland  is daarvan het levende bewijs. Maar in de dagelijkse praktijk bleef de recruitment praktijk veelal hetzelfde, met als belangrijkste excuus dat HR, lijnmanagement of opdrachtgevers het niet anders wilde. Maar nu de ban is gebroken en we de positieve resultaten zien, kunnen we deze flow van veranderingen doorzetten om het recruitment proces veel meer lean aan te pakken. Een mooie aanpak daarvoor is om detailleert de werkweek (of werkmaand) van een recruiter vast te leggen. Daarin kijken we wat een recruiter precies doet en vragen ons bij elk stap af:

  1. Behoort dit tot de core taken van een recruiter?
  2. Draagt dit bij aan het aantrekken van het juiste talent voor de organisatie?
  3. Indien vraag 1 en 2 met ‘ja’ beantwoord kunnen worden, kan het vervolgens geautomatiseerd worden

Het schema met mogelijke automatiseringsoplossingen staat hierboven al weergegeven. Vanzelfsprekend niet volledig, maar het geeft meer van voldoende aanknopingspunten om te verbeteren. Daarbij is het misschien nog wel meer ‘lean’ om alle onnodige stappen er sowieso uit te slopen. Door bijvoorbeeld geen eerste selectieronde te houden, maar meteen te beginnen met een assessment. Of door mensen niet meer te laten solliciteren en direct een gesprek met een recruiter in te laten plannen. Of door de arbeidsvoorwaarden in het eerste gesprek meteen mee te geven (scheelt een ronde onderhandelen). Alles om maar meer bezig te zijn, met datgene dat we echt leuk vinden. Het aantrekken van talent en het succes van de toekomst van de organisaties waarvoor we werken. Voor administratief werk heb je geen recruiter nodig. Sterker nog… recruiters hebben er een hekel aan.

Geert-Jan Waasdorp

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.