Neem direct contact op of bekijk ons op LinkedIn | YouTube | Twitter.


10 tips om de workload te reduceren en je succes te vergroten

Uit Recruitment Kengetallen 2019 blijkt een duidelijke relatie tussen de workload van de recruiter (het aantal vacatures dat hij/zijn gelijktijdig in portefeuille heeft) en de doorlooptijd, effectiviteit, fulfilment ratio en cost per hire. Wanneer de workload gemiddeld 7 vacatures bedraagt, is een recruiter in staat 67 hires per jaar te maken met een budget van iets meer dan 150.000 euro. Het gemiddelde ligt in Nederland op een workload van 13 vacatures, wat resulteert in 62 hires tegen 282.000 euro. Een lagere workload levert vijf hires meer op en bespaart 132.000 euro. Belangrijker is misschien zelfs nog dat de fulfilment ratio stijgt met 12%, wat betekent dat veel minder vacatures open blijven staan. Een directe schadepost voor de organisatie die daarmee wordt voorkomen.

Belangrijk is dat de workload van recruiters omlaag gaat. Iets dat recruiters maar al te graag willen, zodat ze hun vak beter kunnen uitoefenen en ook van hun vak kunnen genieten. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan in een periode met een recordaantal vacatures, schaarste van kandidaten en ook een groot tekort aan recruiters. Je kunt natuurlijk een lijn in het zand trekken en zeggen dat een fulltime recruiter nooit meer dan 7 vacatures in zijn/haar portefeuille kan hebben en vervolgens pas met een nieuwe vacature kan beginnen als er één is ingevuld, maar dat is veelal geen realistisch scenario. Er zijn ook andere manieren om de workload van recruiters serieus te verlagen. Daarvoor moeten we wel een paar dingen anders gaan doen, de recruiter, maar nog veel belangrijker de Recruitment- en HR Manager en de vacaturehouder. Daarom hebben we 10 quick wins onder elkaar gezet die de workload van de recruiter reduceert.

  1. Gebruik een agenda tool
  2. Zeg ‘nee’ tegen onmogelijke opdrachten
  3. Vacature-intake automatiseren
  4. Reserveer tijd in agenda van de vacaturehouder
  5. Afspraken niet verzetten
  6. Uitbesteden media
  7. Gebruik een ATS met CV parsing
  8. Doe geen dubbel werk
  9. Een opgeleide recruiter is veel effectiever
  10. Niet binnen 100 dagen ingevuld betekent helemaal opnieuw beginnen

De reductie van de workload ligt in het handbereik van elke recruiter en kan een sterke strategie zijn van elke recruitment manager. Gewoon beginnen, doen en genieten….. zo eenvoudig kan succes zijn!

Wil je op de hoogte blijven, volg ons dan op LinkedIn.

===================================

1 - Gebruik een agenda tool

Met bijvoorbeeld Calendly kan een kandidaat direct een afspraak plannen in de agenda van de recruiter of de hiring manager. Dit scheelt veel tijd in afstemming. Ook voor interne afspraken tussen een recruiter en hiring manager is dit een oplossing om als recruiter regie te houden en netjes deze aap op de schouder van de hiring manager te zetten. Naast Calendly zijn er nog andere tools zoals timetrade.com en schelduleonce.com. Meer lezen, dan is dit blog van Sabine Boogaard zeker een aanrader.

2 - Zeg ‘nee’ tegen onmogelijke opdrachten

Eén van de belangrijkste dingen dat recruiters wordt geleerd tijdens recruitment opleidingen is om ‘nee’ te zeggen tegen onmogelijke opdrachten om het schaap met 5, 6 of zelfs meer poten te vinden. ‘Nee’ zeggen is voor recruiters - en zeker bureau recruiters - erg lastig omdat “we” zo niet getraind zijn. Toch is ‘nee’ het meest krachtige instrument in de reductie van workload. Gaan werken aan een onmogelijke vacature is frustrerend en drukt de kwaliteit en effectiviteit op de andere vacatures. Ook voor de werkvreugde werkt het ook niet mee.

Om ‘nee’ te zeggen heb je vaak ervaring nodig, en onderbouwing met data (zoals het DoelgroepenDashboard) helpt daarin ook. Maar het krachtigste van ‘nee’ zeggen, is dat het intake gesprek dan pas echt begint. ‘Nee’ betekent dat je met een vacaturehouder/ opdrachtgever het gesprek kan aangaan om tot ‘ja’ te komen en wel haalbare criteria kunt formuleren. Om hier goed in te worden, is het aan te raden om met je collega’s tientallen keren rollenspellen te spelen om dit te leren.

3 - Vacature-intake automatiseren

De vacature-intake is één van de belangrijkste onderdelen in het recruitmentproces. Maar veel van dit proces bestaat uit standaardstappen. Wat standaard is, kan worden geautomatiseerd en daar hebben wij van Recruitment Accelerator een mooie oplossing voor gevonden. Op het moment dat de aanvraag binnenkomt bij de recruiter, wordt de uitnodiging om de geautomatiseerde intake in te vullen al teruggestuurd. Drie dagen later ligt er een wervingsadvies, wervingstekst en doelgroepanalyse in de mailbox en kan de werving beginnen. Daarmee wordt tijd bespaard (gemiddeld 2 weken), de hiring manager blij gemaakt, de recruiter ontlast en professionaliteit van de recruitment afdeling gewonnen. Tevens kan onderbouwd een onhaalbare vacature (de ‘nee’), worden gedraaid naar een haalbare vacature en kunnen de verwachtingen perfect worden gemanaged.

4 - Reserveer tijd in agenda van de vacaturehouder

Na het doen van de intake en nog voordat de vacature live wordt gezet, alvast een aantal blokken van bijvoorbeeld 2 x 1,5 uur reserveren in de agenda van de hiring manager voor de interviews. Afspraken uit de agenda halen omdat je er te veel hebt ingepland zijn eerder een cadeau voor de overvolle agenda van de hiring managers dan een belasting. Een afspraak later in het proces inplannen om met een kandidaat op korte termijn af te spreken is vaak een time (en motivatie) killer. Plan in het begin van het proces alvast interviewblokken in bij de hiring manager.

5 - Afspraken niet verzetten

Een andere belangrijke spelregel is om een gemaakte afspraak met een kandidaat (met jou als recruiter of hiring manager) nooit te verzetten. Als je begint met schuiven, dan is het einde zoek en verlies je alleen maar kostbare tijd. Tijd die je juist wilde winnen om de workload te reduceren. Afspraak is afspraak.

6 - Uitbesteden media

Het zelf posten van vacatures is niet iets dat een recruiter zou moeten willen doen. We hebben jaren de recruiter als allrounder gezien, maar de arbeidsmarkt is daarvoor te complex geworden. Alle grote uitzenders en bureaus hebben deze taak inmiddels weggehaald bij de recruiter en gecentraliseerd. Net zoals veel corporates, die deze werkzaamheden hebben uitbesteed aan partijen als Adver-Online, Brandmannen, Brockmeyer en Vonq of geautomatiseerd via multiposters zoals Ingoedebanen, Knollenstein (recruitment technologies), Broadbean of mimir. Steeds meer zien we dat de inzet van jobboards, social media en andere wervingsmedia niet meer bij de recruiter ligt. Het is een vakgebied -net zoals het schrijven van vacatureteksten- dat veel beter kan worden uitbesteed aan specialisten. Makkelijke uren om te winnen in de workloadreductie van recruiters.

7 - Gebruik een ATS met CV parsing

Elk zichzelf respecterend recruitmentsysteem heeft de functionaliteit van CV parsing (zoals van Textkernel). Een recruiter zou (nagenoeg) geen administratieve handelingen moeten doen om een CV te classificeren en in een systeem te krijgen of van systeem naar systeem om te zetten. Toch gebeurt het nog vaak dat recruiters rustig 10 of meer minuten (!!) aan administratieve handelingen moeten doen per CV (ik maak geen geintje, en dit gebeurt bij meerdere van de meest populaire werkgevers in Nederland). Hier verlies je echt de ‘war for talent’, terwijl je met moderne recruitmentsystemen, het gebruik van CV parsing en het hebben van de juiste recruitment data infrastructuur dit terug kunt brengen naar een standaard controle van een paar minuten (en het liefste nog minder). Iedereen die met een systeem werkt, zet CV Parsing aan en ga gebruik maken van een standaard datastructuur.

8 - Geen dubbel werk doen

Veel recruiters hebben niet de verantwoording om beslissingen te nemen over uitnodigen, afwijzen en aannemen. Deze beslissing ligt bij de hiring manager. Als het gaat om afwijzen en aannemen zie ik het duidelijke samenspel tussen recruiter en hiring manager. Maar bij het al dan niet uitnodigen van een sollicitant/kandidaat zou de hiring manager geen rol moeten hebben. Wat is de rol van de recruiter anders nog? Wanneer een recruiter deze beslissing niet autonoom en zonder overleg met de hiring manager kan nemen, gaat veel kostbare tijd en effectiviteit verloren. De recruiter wordt niet empowerd en kan niet zijn/haar professionele rol pakken. Anders gezegd, een recruiter moet autonoom verantwoordelijk zijn voor de eerste pré-selectie en/of selectieronde. Op die manier kan de workload verder worden gereduceerd.  

9 - Een opgeleide recruiter is veel effectiever

Bij tip 8 hoort vanzelfsprekend een opleiding, net zoals de training van ‘nee’ zeggen bij tip 2. Een vakvolwassen recruiter is veel effectiever, kan een proces beter begeleiden, hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden en de verwachtingen van de hiring manager beter managen. Probleem is vaak dat er geen tijd of budget voor is. Realiteit is dat die investering al vaak binnen een week na de opleiding zijn terugverdiend. Dit is nog los van het werkplezier van de recruiter en de retentie. De begeleiding op de werkvloer is natuurlijk ook erg belangrijk, maar het vak recruitment is meer dan alleen uren maken. Workload reductie wordt gerealiseerd door slimmer werken, niet door harder werken. 

10 - Niet binnen 100 dagen ingevuld betekent helemaal opnieuw beginnen

Wanneer er onverhoopt toch een vacature tussen zit, waarbij de 100 dagen wordt gehaald zonder dat iemand is aangenomen, dan moet de spelregel zijn: vacature terugtrekken en helemaal opnieuw beginnen. Na 100 dagen een vacature niet ingevuld hebben, is er sprake van een ‘mis-hire’. Een bittere pil, maar ook een signaal dat er ergens iets niet goed is gegaan in het proces. Dat betekent schouders rechten en het proces helemaal vanaf nul opnieuw beginnen. Opnieuw kijken naar de haalbaarheid, de wervingstekst, het (arbeidsvoorwaardelijke) aanbod en de sourcingsinzet. Doorgaan na 100 dagen is veelal de theorie van waanzin… hetzelfde doen en hopen op een beter resultaat. De kans dat een vacature na 100 dagen wordt ingevuld, neemt alleen maar verder af (en was al heel klein).